En los últimos tres años Empresas de la talla de Nokia , Sony, Xerox, o Disney, entre otras, pusieron los ojos en la web y decidieron tomar el modelo de Wikipedia -la mayor enciclopedia online del mundo- para mejorar el trabajo de sus equipos.
Los “wikis” son páginas web de diseño sencillo en las que cualquiera puede escribir su propio texto o corregir lo escrito por otros con las facilidades de un procesador de texto normal.
De esta manera, lo único que hacen las compañías es organizar qué empleados participan de cada uno de los proyectos y habilitarlos para ingresar en el “wiki” correspondiente, que se encuentra disponible online las 24 horas.
Entre las principales ventajas que brinda esta modalidad aparecen:
- Ahorro de tiempo
- Aumento de la productividad
- Mayor cooperación con proveedores y clientes
- Reducción del volumen mails y comunicaciones internas
- Teletrabajo y acceso compartido a los proyectos de trabajo
- Mayores posibilidades de seguimiento para los líderes de proyecto
Trabajo compartido
La prestigiosa revista Business Week, publicó el mes pasado un extenso informe titulado “La guía de tecnología para los CEO” en el que aborda las múltiples alternativas que brinda la tecnología para el management.
De acuerdo con la reseña, los wikis son la gran vedette de las aplicaciones corporativas, no sólo por sus múltiples utilidades, sino también por la facilidad de uso y el bajo costo que implican para las empresas.
De hecho, muchos de estos recursos han sido desarrollados en base al código abierto y la colaboración de programadores de todo el mundo, y su utilización es gratuita.
Entre los software más conocidos aparece fundamentalmente MediaWiki, uno de los pioneros, desarrollado por la propia Wikipedia.
Bajo esta plataforma se desarrolla uno de los wikis de Nokia, donde más del 20% de los 68 mil empleados de la empresa trabaja para desarrollar nuevos productos, compartir ideas, agendas de actividades y proyectos.
Los empleados habilitados se registran y ya pueden participar de los trabajos colaborativos que están en marcha.
La compañía finlandesa comenzó con su experiencia de trabajo en equipo a través de este tipo de aplicaciones en 2004 y rápidamente fue adoptado por distintos departamentos dentro de la compañía.
En la opinión de los propios empleados, el wiki simplifica las tareas y permite ganar tiempo, reducir las interminables cadenas de mails y las idas y vueltas de los proyectos hasta alcanzar una versión definitiva.
Apertura
Otra de las ventajas del trabajo con documentos online pasa por la posibilidad de abrir el juego y explorar las opiniones de otras áreas dentro de la propia empresa, e inclusive de proveedores o socios, acerca de nuevos proyectos.
Es el caso de Sony, que durante el desarrollo de su último modelo de Play Station habilitó un wiki para que toda la empresa pudiera enterarse de cómo iba evolucionando el proyecto y qué previsiones deberían tomarse en las distintas áreas.
Ned Lerner, director de Herramientas y Tecnología de la firma explicó que a través de la web “la gente de marketing podía hacerse una idea de lo que se venía para ellos y lo mismo pasaba con los responsables de finanzas o legales”.
“Cualquier persona de la empresa podía tener una idea general de lo que estaba pasando con el proyecto”, indicó.
Por otra parte, Sony también recurrió a los wikis durante el desarrollo de la Play Station para interactuar con proveedores como los editores de video, guionistas y músicos.
La experiencia tuvo tan buenos resultados que hasta existen wikis de Sony destinados a los consumidores, para que puedan expresar sus dudas, sugerencias o experiencias con los productos de la compañía.
A su vez, la herramienta está pensada bajo estrictas normas de seguridad que garantizan la confidencialidad de los nuevos productos.
Adaptación
Al igual que ocurre con la mayoría de las novedades tecnológicas, lo más difícil dentro de las compañías es lograr una adaptación exitosa de parte del personal.
Si bien la facilidad de uso de los wikis los equiparan a cualquier programa de uso habitual -sólo hace falta ingresar un usuario y contraseña para acceder al documento y escribir, borrar o corregir lo que haga falta-, la experiencia implica llevar el trabajo en equipo a su máxima expresión, con los posibles roces y malentendidos que eso supone.
Por eso, además del cambio operativo, lo que fundamentalmente requieren las empresas es un cambio cultural, en el que muchas veces hace falta la intervención de recursos humanos o de las áreas de capacitación para fijar claramente las reglas de juego.
La principal fuente de conflicto asociada a esta modalidad de trabajo pasa por el hecho de que un colaborador puede decidir borrar o modificar por completo algo que ha escrito otro.
Para José Del Moral, CEO de Alianzo -una firma española dedicadas a crear comunidades virtuales para empresas-, “la mejor herramienta es la que empiezan a usar los trabajadores y esto exige cambios internos en muchas organizaciones para facilitar estos procesos de abajo-arriba”.
Del Moral explica en su blog que “uno de los grandes peligros” del wiki es el riesgo de que se convierta en un chat, donde en lugar de plasmarse el trabajo concreto, se encadenan las discusiones sobre cómo llevar adelante el proyecto.
"Un wiki no es el mejor lugar para debatir sino para compartir, si no estás de acuerdo con algo, es mejor discutirlo por otra vía y después modificar en el wiki", precisó.
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